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Office365:SharePointHubSites规划技巧-创新互联

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Hub Sites 是微软于2018年年中推送的新功能,Global Office 365和21v Office 365 均已推送该功能,不限于Enterprise,Education 或者Governance Office 365,但SharePoint Server 2019 尚未支持。

过去,在没有Hub Sites 时,我们只能通过Root Site和Subsite的方式来keep组织结构,一旦部门之间的Policy不同时,管理上就受限制,给企业带来了一定的不灵活性。

现在,Hub Site 可以消除这个顾虑,通过它来连接基于项目、部门等不同Site Collection之间的共享体验,来满足组织的需求:

  • 风格统一:关联的Site Collection 应用Hub Site的 Theme,Navigation
  • 内容搜索:支持在Hub Sites搜索关联其网站的内容,但用户只能看到他们有权访问的内容

Note:

于2019年7月底,微软扩增了新建Hub Sites的数量,从原始的100个,增加到2000个。

虽然数量得到了扩增,但并不意味着企业SharePoint 管理员可以任意新建Hub Sites,并将若干Site Collection与之关联,还需要有规划的管理,这里列举了若干规划技巧管理,希望对你有所帮助。

技巧 1:确保对SharePoint中Site Collection类型的理解

在与客户讨论问题时,很多情况下遇到的一个问题就是:通信网站和团队网站之间的区别是什么?什么情况下使用哪种类型的网站?

简单的说,这两种类型的网站元素非常相似:他们有相同的Web Parts, 相同的Modern UI,但他们的使用场景不同,安全模型也不同。

  • Team Site:与项目或者组织内的成员之间进行协作办公
  • Communication Site:与广泛的人群或者整个组织之间进行通信
  • Hub Site:连接相关的网站,创建共享的导航和内容体验

Office 365:SharePoint Hub Sites 规划技巧

技巧2:不要计划为整个企业内部创建一个Hub Site

管理员想为企业内部集中创建一个Hub Site作为全局导航的集中管理,这个idea不错,但是我不这样建议,原因是:

  • Context:新建Hub Site大的好处就是允许你收集相关的网站的资讯,比如你关联了很多人力资源相关网站的信息,人力资源推送的新闻,各个部门都可以快速获取到,但若你将其他部门,比如项目相关的资讯也关联一起,项目成员是临时build一起的,那么这对其他部门人员来说新闻的上下文关联性就降低了,因为大部分人不是项目组成员的情况下,他们不需要关注这些资讯。
  • Search:新建Hub Site的另一个好处是搜索,可以将搜索范围扩大到跟Hub Site关联的站点内容,但如果企业内部只有一个Hub Site的话,则无法对限制搜索范围。

技巧3:命名规则

在使用Office 365之前或者新建Hub Site之前,建议管理员对Site Collection和Hub Site在命名规则上有整体的规划,避免在使用哪个Site Collection URL上不知所措,存在混淆,下方是推荐的命名规则,供参考:
Office 365:SharePoint Hub Sites 规划技巧

最后,建议管理员按需创建Hub Site,数量过多也难于管理。

以下是关于Hub Site 相关的资源文章,希望大家能认真研究,打造出符合你所在企业的Hub Site Policy。

  • Microsoft blog post: Organize your intranet with SharePoint hub sites
  • What is a SharePoint hub site?
  • Create a hub site in SharePoint Online (Remember, you must be a global or SharePoint admin in Office 365 to convert an existing site to a hub site using Microsoft PowerShell.)
  • Set up your SharePoint hub site
  • Associate a SharePoint site with a hub site
  • Disassociate a SharePoint site from a hub site
  • SharePoint hub sites feature overview

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